Топливные карты помогут экономить средства бизнеса

В условиях высоких цен на нефтепродукты бизнес вынужден постоянно искать способы сокращения издержек. Для компаний, занимающихся перевозками, топливо является основной статьей расходов. При этом сократить потребление горюче-смазочных материалов возможно далеко не всегда. Однако можно оформить топливные карты для бизнеса, которые помогут снизить фактическую стоимость топлива, а также сопутствующих товаров и услуг. О том, как безналичная оплата позволяет экономить, рассказываем в статье.

Любая компания, использующая автомобильный транспорт, сталкивается с проблемой нецелевых расходов. Это относится даже к индивидуальным предпринимателям со штатом в несколько человек. Практика говорит о том, что отсутствие контроля за сотрудниками всегда ведет к увеличению потерь.

Водители могут как целенаправленно сливать топливо для продажи, так и просто халатно относиться к выделенному запасу горюче-смазочных материалов. Если сотрудник знает, что получит столько горючего, сколько запросит, он не станет соблюдать оптимальную скорость или избегать лишних крюков.

Контролировать водителей можно несколькими способами. И самый простой предусматривает оформление топливных карт. Наличные не позволяют узнать, где, по какой цене и сколько горючего было куплено. С картами можно отслеживать подробности каждой транзакции. Если обнаруживается необычный перерасход, стоит установить лимиты. Использование ограничений поможет сократить траты до необходимого уровня.

Налог на добавленную стоимость входит в цену любого топлива. Иными словами, 20% от трат компании на горючее приходится именно на НДС. Эти средства можно вернуть с помощью вычета.

Чтобы компенсировать НДС, организация должна быть его плательщиком. Ей необходимо собрать определенный пакет документов, который подтвердит факт закупки топлива в коммерческих целях. Далее комплект бумаг следует направить в налоговую вместе с заявлением о предоставлении вычета.

Самостоятельно собрать все документы для возврата НДС довольно сложно. Но всегда можно перейти на безнал и отдать часть работ на аутсорсинг компании, занимающейся выпуском топливных карт. Специалисты эмитента самостоятельно запросят документы у поставщиков горючего, соберут отчёты и пришлют их в готовом виде на почту и в личный кабинет.

Компании, которые используют для расчетов на АЗС наличные, тратят значительные средства на бухгалтерию, хотя это и незаметно на первый взгляд. Специалисты вынуждены в ручном режиме обрабатывать большое количество чеков, переводить информацию в электронный вид и перепроверять подозрительные транзакции. Это отнимает рабочее время, которое могло тратиться на более продуктивные виды деятельности.

После перехода на безнал документооборот становится электронным. Это автоматически делает ненужными многие рутинные операции, которые раньше занимали время бухгалтеров. Им не приходится перепечатывать информацию и заниматься ручными проверками платежей.

Таким образом, с переходом на топливные карты компания сможет оптимизировать расходы, связанные с зарплатами. Высвободившиеся сотрудники заменят внешних специалистов или приступят к решению более существенных задач.