Документы в количестве более 53 тысяч находятся на хранении в Губкинском муниципальном архиве. Все материалы, начиная с 1943 по 2019 годы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.
Помимо формирования Государственного Архивного фонда Российской Федерации, Губкинский муниципальный архив принимает на хранение документы по личному составу от предприятий и организаций – банкротов и ликвидированных без самопреемства.
В настоящее время приняты документы по личному составу от 259 предприятий, около 34 тысяч дел. Эти документы наиболее востребованы.
Специалисты муниципального архива, работающие с документами по личному составу, при исполнении запросов охватывают широкий спектр сведений: от подтверждения трудового стажа, обучения, факта нахождения, размера заработной платы для начисления и перерасчета пенсии до установления продолжительности отпуска и периода нетрудоспособности.
За 2020 год специалистами архива было исполнено 7100 запросов социально-правового характера. В результате межведомственного электронного взаимодействия с управлением Пенсионного фонда РФ было исполнено 5975 запросов и 1125 от граждан, предприятий и организаций обратившихся в архивный отдел.
Справки, предоставляемые специалистами, работающими с документами постоянного хранения, помогают решать жизненно важные для граждан и организаций проблемы:
—подготовка к государственной регистрации недвижимости;
—подтверждение прав собственности на объекты, земельные паи и участки в приусадебных подворьях, садоводческих товариществах;
—фактов нахождения в фашистской оккупации и другие